Coluna SuiGestão: Saiba como gerenciar reuniões mais eficazes

De forma geral as pessoas têm medo de serem avaliadas. Segundo o Dr. J.B. Vilhena, da Fundação Getúlio Vargas, há duas possíveis respostas. A primeira aponta que as pessoas simplesmente não gostam de serem comparadas às outras quanto ao seu desempenho. A segunda, é que geralmente os resultados são utilizados para punir ao invés de serem indicadores de melhorias.

Quando conseguimos mudar essas percepções, utilizando-se de avaliações de desempenho mais assertivas e colaborativas, obtemos melhorias significativas nos resultados e no engajamento das equipes.

Como gestores temos que nos atentar de que forma estamos conduzindo e avaliando os resultados do negócio junto ao time. É perceptível a resistência de alguns ou de toda a equipe quanto à discussão de resultados? Seja esta por dados inconsistentes ou mesmo pela ausência deles? Sempre que faço reuniões, percebo que ações acordadas muitas vezes não são completamente realizadas? As reuniões, sejam em grupos ou individuais, não seguem um protocolo de datas ou de assuntos específicos pré-agendados? Pois bem, é possível que estejamos cometendo alguns deslizes em pontos primordiais no bom gerenciamento de nossas reuniões.

De forma sucinta, gostaria de levantar alguns pontos importantes para a execução de reuniões produtivas, que resultem no maior engajamento da equipe e na elaboração e acompanhamento de resultados:

1. Padronização de reuniões e feedbacks:
Estabeleça uma rotina de reuniões com a finalidade, a periodicidade e os envolvidos. Assim, todos sabem quais assuntos serão abordados previamente, preparando-se melhor para as discussões e focando nos assuntos pertinentes, evitando desperdício de tempo e possíveis constrangimentos.

2. Somente o que pode ser medido pode ser melhorado, controlado, adaptado e mudado:
Objetivos e metas devem ser claros e pré-definidos, com indicadores que sejam realmente importantes para tomadas de decisões mais assertivas. As pessoas não têm obrigação de adivinhar o que estamos querendo dizer. “O óbvio só é obvio para você e mais ninguém”. Explique, analise, demonstre, evidencie o que quer ressaltar.

3. Exerça o papel de líder:
• Seja claro e direto;
• Baseie-se em fatos e números e dê exemplos específicos;
• Mantenha-se calmo e tranquilo. Não aceite provocações e nem se deixe convencer por desculpas;
• Não julgue. O bom gestor é visto pela equipe como um orientador e deve estar disposto a ajudar na resolução de problemas;
• Seja empático. Esteja disposto a ouvir com atenção e focado na conversa. Demonstre interesse verdadeiro na fala de seu interlocutor, mas não se deixe seduzir por desculpas ou explicações simplistas. Encoraje e promova a própria pessoa para que encontre soluções para os problemas.
• Encoraje as ideias – é necessário que o líder não permita crítica às ideias. Mesmo sugestões que pareçam sem valor à primeira vista, podem ser geradoras de ideias melhores.

4. Registro, distribuição e acompanhamento dos compromissos:
Siga uma metodologia e padronize a forma que são conduzidas as reuniões, atendo-se para o registro de cada ação acordada, responsáveis e data de conclusão das atividades.

Vale ressaltar a importância em manter a disciplina no acompanhamento e gestão das atividades. Como gestor, tenho a obrigação de acompanhar prazos e a qualidade do trabalho proposto, envolvendo todo o time para que compartilhe responsabilidades e trabalhe em sintonia para o alcance dos objetivos.

Espero que as dicas sejam úteis para a aplicação de reuniões eficazes e contribua bastante na melhoria continua de suas equipes!

 Fábio Luiz Rocha – colunista do suino.com